Mennyi idő alatt megy ki nálad egy ajánlat?

„Küldök egy árat a héten." Ismerős mondat. Az ügyfél bólint, te pedig felírod a listára, ami már így is tele van. Mire kiszámolod, összeszeded és kiküldöd, eltelik három nap. Neki addigra van két másik ajánlata. A munkát sokszor nem az nyeri, aki a legolcsóbb, hanem aki elsőnek válaszol.

Ez nem arról szól, hogy kapkodni kell. Hanem arról, hogy az ajánlatadás a legtöbb cégnél minden egyes alkalommal nulláról indul, pedig nem kellene.

Amit az ügyfél a válaszidőből olvas ki

Amikor valaki árat kér, nem csak árat kér. Azt méri, milyen lesz veled dolgozni. Ha három nap múlva válaszolsz, azt a következtetést vonja le, hogy a munka közben is ennyit fog várni rád. Ha viszont másnap reggel ott van a postájában egy rendes, átgondolt ajánlat, akkor te vagy az a cég, ahol rend van. Az ár ilyenkor már a második kérdés.

Miért tart napokig

Nem azért, mert lassan dolgozol. Azért, mert minden ajánlat elölről kezdődik. Meg kell keresni egy hasonló régit, hogy legyen miből kiindulni. Össze kell szedni az aktuális anyagárakat. Eszedbe kell jusson, hogy ennek az ügyfélnek tavaly adtál-e kedvezményt. Aztán jön a formázás, a sablon, a PDF, a levél.

A tényleges szakmai döntés, tehát hogy mennyibe kerül ez a munka, ebből talán húsz perc. A többi keresgélés és másolás.

A veszteség, amit sose látsz

Kettős. Az egyik az elmaradt munka, amiről soha nem szerzel tudomást, mert az ügyfél nem hívja vissza, hogy „a másiktól hamarabb kaptam választ". A másik a saját időd. Ha havi tizenöt ajánlatot adsz és mindegyik elvisz két órát, az harminc óra. Majdnem egy teljes munkahét, minden hónapban, aminek a nagyobbik fele nem szakmai munka volt.

Mitől lesz ebből húsz perc

Nem attól, hogy jobban koncentrálsz. Attól, hogy nem kell újra összeszedni azt, amit egyszer már összeszedtél. Ehhez három dolog kell.

A gyakori tételeid legyenek egy helyen, aktuális árral. A korábbi ajánlataid legyenek kereshetők, hogy egy hasonló munkát elő tudj venni kiindulásnak. Az ügyfél adatai és előzményei pedig legyenek ott, ahol az ajánlatot írod, ne három másik helyen. Ha ez a három megvan, az összerakás percek kérdése, és neked tényleg csak a szakmai részre kell figyelned.

Az ajánlatadás nem adminisztráció. Ez az első munkád, amit az ügyfél lát tőled.

Amit érdemes mérni

Három szám elég hozzá. Mennyi idő telik el a megkeresés és a kiküldött ajánlat között. Hány ajánlatot küldtél ki egy hónapban. Hányból lett munka. Ha ezt a hármat fél évig nézed, pontosan látni fogod, hol csúszik el a dolog: a lassúságon, az áron vagy azon, hogy nem követted utána.

A mérce

Nem az a cél, hogy percek alatt kilőj egy ajánlatot. Hanem hogy amikor leteszed a telefont, ne az legyen az első gondolatod, hogy „ezt is meg kell majd csinálni valamikor". Ha az ajánlat kiküldése körülbelül annyi erőfeszítés, mint megírni egy levelet, akkor a folyamat a helyén van.